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sábado, 5 de mayo de 2012

DEBERES DEL SERVIDOR PÚBLICO AL CONCLUIR SUS FUNCIONES


EL SERVIDOR PÚBLICO Y LAS NORMAS QUE REGULAN LA ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTABLECIDAS EN LA RESOLUCIÓN 01-00-000162 DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, DE FECHA 27 DE JULIO DE 2009.
Hoy, mas que nunca, la Revolución Bolivariana exige a los servidores públicos la profundización en su formación, técnica, legal y política.
En algunas ocasiones y por motivos que van desde el capricho visceral hasta la ignorancia supina, dejan de cumplir con una o más normativa que lo regula y, en caso de cumplirla, lo hacen de manera irregular.
Se ha constatado, en algunas ocasiones, la inobservancia a las NORMAS PARA REGULAR LA ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS Y DEPENDENCIA       (en adelante Normas para el Acta de Entrega), creadas mediante Resolución de la Contraloría General de la República, identificada con número 01-00-000162, de fecha 27.07.2009 y publicada en Gaceta Oficial número 39.229, de fecha 28.07.2009, cuyo objeto es regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias, mediante acta que se elaborará, presentará, suscribirá y verificará, de acuerdo con lo dispuesto en el instrumento en cuestión[1].  Por ello, se ha dispuesto exponer, en forma de interrogantes, el contenido de las Normas para el Acta de Entrega, en la forma siguiente:
¿QUIÉN ESTÁ OBLIGADO A HACER LA ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE SUS RESPECTIVAS OFICINAS Y DEPENDENCIAS?
Todo servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos, al cesar en su empleo, cargo o función, deberá hacer formal entrega  del órgano, entidad, oficina o dependencia de la cual sea responsable[2]. Así, será el servidor público que ejerza funciones en:
1.     Órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional, Estadal, Distritos y Distritos Metropolitanos, Municipal y las demás entidades previstas en la Ley Orgánica del Poder Público Municipal.
2.     Órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los Territorios Federales y Dependencias Federales.
3.     Institutos Autónomos Nacionales, Estadales, Distritales y Municipales.
4.     El Banco Central de Venezuela.
5.     Las Universidades Públicas.
6.     Las demás personas de Derecho Público Nacionales, Estadales, Distritales y Municipales.
7.     Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participación en su capital social, así como las que se constituyan con la participación de aquellas.
8.     Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos públicos o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades, o cuando los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario por una o varias de las personas a que se refieren los numerales anteriores representen el 50% o más de su presupuesto.[3]
Cuando se trate de órganos o entidades que tengan Junta Directiva, Junta Administradora, Consejo Directivo u órgano similar, será su Presidente o denominación equivalente, el responsable de la entrega.
Se consideran responsables de las oficinas o dependencias de los órganos y entidades antes referidas, a los Gerentes, Jefes o Autoridades Administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico.[4]
¿QUIÉN ES SERVIDOR PÚBLICO?
Toda persona investida de funciones públicas, permanentes o transitorias, remuneradas o gratuitas, originadas por elección, nombramiento, designación o contrato otorgado por autoridad competente, que desempeñe actividades o funciones en nombre o al servicio de los organismos y entidades indicados en el artículo 9, numerales 1 al 11 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal.[5]
¿CÓMO SE HACE LA ENTREGA?
Mediante acta elaborada por el servidor público saliente.[6]
¿CUÁNDO SE HACE LA ENTREGA?
En la fecha en que el servidor público que lo sustituya en sus funciones tome posesión del cargo, o en un lapso de 3 días hábiles, contados a partir de la mencionada fecha.
Si para la fecha en que el servidor público saliente se separa de su cargo y no existe nombramiento o designación del funcionario que lo sustituirá, la entrega se hará al funcionario público que la máxima autoridad jerárquica del respectivo ente u organismo designe para tal  efecto.[7]
¿CUÁL SERÁ EL CONTENIDO DEL ACTA DE ENTREGA?
Ø Lugar y fecha de suscripción del acta.
Ø Identificación del órgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
Ø Identificación de quien entrega y de quien recibe.
Ø Motivo de la entrega y su fundamentación legal.
Ø Relación de los anexos que se acompañan al acta y que se mencionan en los artículos 11 al 17 de las Normas para el Acta de Entrega, con mención expresa de que forman parte integrante del acta.
Ø Suscripción del acta por parte de quien entrega y quien recibe.[8]
Ø Especificación de los errores, deficiencias u omisiones que se adviertan en el levantamiento de la misma, así como cualquier otra situación que sea necesario señalar en resguardo de la delimitación de responsabilidades de quien entrega y de quien recibe.[9]
¿CUÁLES SON LOS ANEXOS QUE DEBEN ACOMPAÑARSE AL ACTA DE ENTREGA?
Ø Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria, financiera y patrimonial, cuando sea aplicable.
Ø Mención del número de cargos existentes, con señalamiento de si son empleados u obreros, fijos o contratados, así como el número de jubilados y pensionados, de ser el caso.
Ø Inventario de bienes muebles e inmuebles.
Ø Situación de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente.
Ø Índice general del archivo.
Ø Cualquier otra información o documentación que se considere necesaria.[10]
DE TRATARSE DE UNIDADES ADMINISTRADORAS, también se acompañarán los anexos señalados en el Reglamento número 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario.[11]
SI SE TRATA DE ÓRGANOS O ENTIDADES QUE MANEJAN RAMOS ESPECÍFICOS, deberá acompañarse el detalle de lo liquidado y recaudado por los rubros respectivos, y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.[12]
SI SE TRATA DE ÓRGANOS DE CONTROL FISCAL, se incorporará la relación de los expedientes abiertos con ocasión del ejercicio de la potestad de investigación, así como de los procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades, con indicación del estado en que se encuentran.[13]
SI SE TRATA DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS, también se consignará:
Ø Situación del Tesoro Nacional.
Ø Información de la ejecución del presupuesto nacional de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
Ø Monto de la deuda pública nacional interna y externa.
Ø Situación de las cuentas de la nación.[14]
EN CASO DE GOBERNACIONES, OFICINAS O DEPENDENCIAS DE LA HACIENDA ESTADAL, adicionalmente se incorporará:
Ø Situación del tesoro estadal.
Ø Información de la ejecución del presupuesto estadal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
Ø Situación de las cuentas del respectivo estado.[15]
EN CASO DE ALCALDÍAS, DIRECCIÓN DE HACENDA DISTRITAL O MUNICIPAL, se acompañará adicionalmente:
Ø Situación del tesoro distrital o municipal.
Ø Información de la ejecución del presupuesto distrital o municipal de ingresos y egresos del ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
Ø Situación de las cuentas distritales o municipales.
Ø Inventario detallado de los terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales o municipales.
Ø Relación de ingresos productos de las ventas de terrenos ejidos o terrenos propios distritales o municipales.[16]
¿QUÉ INFORMACIÓN Y DATOS DEBEN SER INCORPORADOS A LOS ANEXOS?
Fecha de corte al momento del cese en el ejercicio del empleo.
Cargo o función pública del servidor público que entrega.[17]
¿CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE ENTREGA?
La exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como cuantitativamente.[18]
¿CÓMO PROCEDER CUANDO NO EXISTA LA INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL ACTA DE ENTREGA Y SUS ANEXOS?
Se dejará constancia de tal situación y de los motivos que impidiera su incorporación.[19]
¿QUÉ SE HARÁ CON EL ACTA DE ENTREGA?
Ø Una vez elaborada la original y 3 copias certificadas del acta de entrega y sus anexos, el original se archivará en el despacho de la máxima autoridad jerárquica del órgano o entidad, o en la oficina o dependencia que se entrega; 1 copia certificada se entregará al servidor público que recibe; 1 al servidor público que entrega; y 1 a la unidad de auditoría interna del órgano o entidad, dentro de los 5 días hábiles siguientes de la fecha de suscripción de la mencionada acta.
Ø Si la entrega se trata de una UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA, se remitirá copia certificada del acta y sus anexos al órgano de control fiscal externo competente.
Ø Si se trata de la entrega de la CONTRALORÍA GENERAL DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL o de un ÓRGANO DE CONTROL FISCAL EXTERNO, el acta y sus anexos se remitirán a la Contraloría General de la República.
Ø Si el órgano o entidad carece de auditoría interna, deberá remitirse el acta de entrega y sus anexos a la unidad de auditoría interna que haya asumido las funciones correspondientes a ésta.[20]
¿QUÉ ACCIONES TIENE EL SERVIDOR PÚBLICO QUE RECIBE EL ÓRGANO, ENTIDAD, OFICINA O DEPENDENCIA?
Ø Con posterioridad a la suscripción del acta de entrega, si quien recibe tiene observaciones sobre el contenido de la misma, que pudiera dar lugar al ejercicio de la potestad investigativa y, de ser el caso, al inicio del procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, las informará por escrito al órgano de control fiscal competente dentro de los 120 días hábiles siguientes a la fecha de la referida suscripción.
Ø Las observaciones que se formulen al acta de entrega de una unidad de auditoría interna, se remitirán al órgano de control fiscal externo competente; y las del acta de entrega de la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o de un órgano de control fiscal externo se remitirá a la Contraloría General de la República.[21]
¿A QUIÉN CORRESPONDE VERIFICAR LA SINCERIDAD Y EXACTITUD DE LAS OBSERVACIONES QUE SE FORMULEN AL ACTA DE ENTREGA?
A la unidad de auditoría interna, sin perjuicio del ejercicio de las demás funciones de control, vigilancia y fiscalización y de las potestades investigativas y sancionatorias que puede ejercer, así como las competencias de los órganos de control fiscal externo.[22]
¿DÓNDE SE HARÁ CONSTAR LA VERIFICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES AL ACTA DE ENTREGA?
En un informe que suscriba el titular del órgano de control fiscal competente, el cual remitirá un ejemplar a quien entregó y otro a quien recibió.[23]
¿CÓMO SE PROCEDERÁ EN CASO QUE DE LA VERIFICACIÓN DE LA SINCERIDAD Y EXACTITUD DEL ACTA DE ENTREGA SE DETERMINARE ACTOS, HECHOS O SITUACIONES QUE PONGAN EN PELIGRO DE PÉRDIDA, DETERIORO O MENOSCABO AL PATRIMONIO DE LOS ÓRGANOS, ENTIDADES, OFICINAS O DEPENDENCIAS?
El titular del órgano de control fiscal competente informará a las autoridades administrativas correspondientes, a fin de que se ejerzan las acciones correctivas a que haya lugar.
Si existieran méritos que hagan presumir la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal, sublegal, daños causados al patrimonio público o a la procedencia de acciones fiscales, se ejercerá la potestad de investigación, de acuerdo con el artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal.
De ser el caso, se dará inicio al procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, previsto en el Capítulo IV del Título III de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal.[24]
¿A QUIÉN CORRESPONDE MATERIALIZAR EL ACTA DE ENTREGA CUANDO SE TRATE DE SUPRESIÓN, FUSIÓN O DIVISIÓN DE ÓRGANOS, ENTIDADES, OFICINAS O DEPENDENCIAS?
A la máxima autoridad jerárquica o al responsable que entrega.[25]
¿QUÉ SANCIONES SE APLICARÁN A QUIENES INCUMPLAN O CONTRAVENGAN LAS DISPOSICIONES CONTENIDAS EN LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA?
Las sanciones que prevean la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal.
¿QUIÉN RESUELVE LAS SITUACIONES NO PREVISTAS EN LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA?
El Contralor General de la República.[26]
¿CÓMO PROCEDER SI EL SERVIDOR PÚBLICO SALIENTE NO HACE ENTREGA FORMAL DEL ÓRGANO, ENTIDAD, OFICINA O DEPENDENCIA?
Corresponderá al servidor público entrante o a la persona que haya designado la máxima autoridad jerárquica del organismo o entidad para recibirla, levantar un acta detallada (en adelante acta de recepción), con asistencia de 2 testigos y del auditor interno del organismo o entidad.[27]
¿CUÁL SERÁ EL CONTENIDO DEL ACTA DE RECEPCIÓN?
Constancia del estado en que se encuentran los asuntos, bienes y los recursos asignados, especificando los errores, deficiencias u omisiones que se adviertan, así como cualquier otra situación que sea necesario señalar en resguardo de la delimitación de responsabilidades de quien recibe.[28]
¿QUÉ SE HARÁ CON EL ACTA DE RECEPCIÓN?
Una vez suscrita el acta, se remitirá copia certificada a la unidad de auditoría interna, para que ejerza las acciones que correspondan.[29]

05 de mayo de 2012


[1] ARTÍCULO 1 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[2] ARTÍCULO 3 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[3] ARTÍCULO 5 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[4] ARTÍCULO 6 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[5] ARTÍCULO 2 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[6] ARTICULO 4 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTTREGA.
[7] ARTÍCULO 4 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[8] ARTÍCULO 10 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[9] ARTÍCULO 20 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[10] ARTÍCULO 11 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[11] ARTÍCULO 12 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[12] ARTÍCULO 13 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[13] ARTÍCULO 14 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[14] ARTÍCULO 15 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[15] ARTÍCULO 16 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[16] ARTÍCULO 17 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[17] ARTÍCULO 18 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[18] ARTÍCULO 18 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[19] ARTÍCULO 19 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[20] ARTÍCULO 21 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[21] ARTÍCULO 22 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[22] ARTÍCULO 23 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[23] ARTÍCULO 23 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[24] ARTÍCULO 24 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[25] ARTÍCULO 25 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[26] ARTÍCULO 27 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[27] ARTÍCULO 9 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[28] ARTÍCULO 9 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
[29] ARTÍCULO 9 DE LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA.
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