EL SERVIDOR PÚBLICO Y LAS NORMAS QUE
REGULAN LA ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTABLECIDAS EN
LA RESOLUCIÓN 01-00-000162 DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, DE FECHA
27 DE JULIO DE 2009.
Hoy,
mas que nunca, la Revolución Bolivariana exige a los servidores públicos la
profundización en su formación, técnica, legal y política.
En
algunas ocasiones y por motivos que van desde el capricho visceral hasta la
ignorancia supina, dejan de cumplir con una o más normativa que lo regula y, en
caso de cumplirla, lo hacen de manera irregular.
Se
ha constatado, en algunas ocasiones, la inobservancia a las NORMAS
PARA REGULAR LA ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE SUS
RESPECTIVAS OFICINAS Y DEPENDENCIA (en
adelante Normas para el Acta de Entrega), creadas mediante Resolución de la
Contraloría General de la República,
identificada con número 01-00-000162, de
fecha 27.07.2009 y publicada en
Gaceta Oficial número 39.229, de
fecha 28.07.2009, cuyo objeto es
regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de
sus respectivas oficinas o dependencias, mediante acta que se elaborará,
presentará, suscribirá y verificará, de acuerdo con lo dispuesto en el
instrumento en cuestión. Por ello, se ha dispuesto exponer, en forma
de interrogantes, el contenido de las Normas para el Acta de Entrega, en la
forma siguiente:
¿QUIÉN ESTÁ OBLIGADO A
HACER LA ENTREGA DE LOS ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y DE SUS
RESPECTIVAS OFICINAS Y DEPENDENCIAS?
Todo
servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos,
al cesar en su empleo, cargo o función, deberá hacer formal entrega del órgano, entidad, oficina o dependencia de
la cual sea responsable.
Así, será el servidor público que ejerza funciones en:
1.
Órganos y entidades
a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional, Estadal, Distritos y
Distritos Metropolitanos, Municipal y las demás entidades previstas en la Ley
Orgánica del Poder Público Municipal.
2.
Órganos y
entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los Territorios
Federales y Dependencias Federales.
3.
Institutos
Autónomos Nacionales, Estadales, Distritales y Municipales.
4.
El Banco Central
de Venezuela.
5.
Las Universidades
Públicas.
6.
Las demás
personas de Derecho Público Nacionales, Estadales, Distritales y Municipales.
7.
Las sociedades de
cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales
anteriores tengan participación en su capital social, así como las que se
constituyan con la participación de aquellas.
8.
Las fundaciones y
asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos públicos o que
sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores o en
las cuales tales personas designen sus autoridades, o cuando los aportes
presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario por
una o varias de las personas a que se refieren los numerales anteriores
representen el 50% o más de su
presupuesto.
Cuando
se trate de órganos o entidades que tengan Junta Directiva, Junta
Administradora, Consejo Directivo u órgano similar, será su Presidente o
denominación equivalente, el responsable de la entrega.
Se
consideran responsables de las oficinas o dependencias de los órganos y
entidades antes referidas, a los Gerentes, Jefes o Autoridades Administrativas
de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico.
¿QUIÉN ES SERVIDOR
PÚBLICO?
Toda
persona investida de funciones públicas, permanentes o transitorias,
remuneradas o gratuitas, originadas por elección, nombramiento, designación o
contrato otorgado por autoridad competente, que desempeñe actividades o
funciones en nombre o al servicio de los organismos y entidades indicados en el
artículo 9, numerales 1 al 11 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y
el Sistema Nacional de Control Fiscal.
¿CÓMO SE HACE LA ENTREGA?
Mediante
acta elaborada por el servidor público saliente.
¿CUÁNDO SE HACE LA
ENTREGA?
En
la fecha en que el servidor público que lo sustituya en sus funciones tome
posesión del cargo, o en un lapso de 3 días
hábiles, contados a partir de la mencionada fecha.
Si
para la fecha en que el servidor público saliente se separa de su cargo y no
existe nombramiento o designación del funcionario que lo sustituirá, la entrega
se hará al funcionario público que la máxima autoridad jerárquica del
respectivo ente u organismo designe para tal efecto.
¿CUÁL SERÁ EL CONTENIDO
DEL ACTA DE ENTREGA?
Ø
Lugar y fecha de
suscripción del acta.
Ø
Identificación
del órgano, entidad, oficina o dependencia que se entrega.
Ø
Identificación de
quien entrega y de quien recibe.
Ø
Motivo de la
entrega y su fundamentación legal.
Ø
Relación de los
anexos que se acompañan al acta y que se mencionan en los artículos 11 al 17 de las Normas
para el Acta de Entrega, con mención expresa de que forman parte
integrante del acta.
Ø
Suscripción del
acta por parte de quien entrega y quien recibe.
Ø
Especificación de
los errores, deficiencias u omisiones que se adviertan en el levantamiento de
la misma, así como cualquier otra situación que sea necesario señalar en
resguardo de la delimitación de responsabilidades de quien entrega y de quien
recibe.
¿CUÁLES SON LOS ANEXOS QUE
DEBEN ACOMPAÑARSE AL ACTA DE ENTREGA?
Ø
Estado de las
cuentas que refleje la situación presupuestaria, financiera y patrimonial,
cuando sea aplicable.
Ø
Mención del
número de cargos existentes, con señalamiento de si son empleados u obreros,
fijos o contratados, así como el número de jubilados y pensionados, de ser el
caso.
Ø
Inventario de
bienes muebles e inmuebles.
Ø
Situación de la
ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las
metas fijadas en el presupuesto correspondiente.
Ø
Índice general
del archivo.
Ø
Cualquier otra
información o documentación que se considere necesaria.
DE TRATARSE DE UNIDADES ADMINISTRADORAS, también se acompañarán los anexos señalados en el
Reglamento número 1 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema
Presupuestario.
SI SE TRATA DE ÓRGANOS O ENTIDADES QUE
MANEJAN RAMOS ESPECÍFICOS, deberá
acompañarse el detalle de lo liquidado y recaudado por los rubros respectivos,
y de los derechos pendientes de recaudación de años anteriores.
SI SE TRATA DE ÓRGANOS DE CONTROL FISCAL, se incorporará la relación de los expedientes
abiertos con ocasión del ejercicio de la potestad de investigación, así como de
los procedimientos administrativos para la determinación de responsabilidades,
con indicación del estado en que se encuentran.
SI SE TRATA DEL MINISTERIO DEL PODER
POPULAR DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS,
también se consignará:
Ø
Situación del
Tesoro Nacional.
Ø
Información de la
ejecución del presupuesto nacional de ingresos y egresos del ejercicio
presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años
anteriores.
Ø
Monto de la deuda
pública nacional interna y externa.
Ø
Situación de las
cuentas de la nación.
EN CASO DE GOBERNACIONES, OFICINAS O
DEPENDENCIAS DE LA HACIENDA ESTADAL,
adicionalmente se incorporará:
Ø
Situación del
tesoro estadal.
Ø
Información de la
ejecución del presupuesto estadal de ingresos y egresos del ejercicio
presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación de años
anteriores.
Ø
Situación de las
cuentas del respectivo estado.
EN CASO DE ALCALDÍAS, DIRECCIÓN DE
HACENDA DISTRITAL O MUNICIPAL, se
acompañará adicionalmente:
Ø
Situación del
tesoro distrital o municipal.
Ø
Información de la
ejecución del presupuesto distrital o municipal de ingresos y egresos del
ejercicio presupuestario en curso y de los derechos pendientes de recaudación
de años anteriores.
Ø
Situación de las
cuentas distritales o municipales.
Ø
Inventario
detallado de los terrenos ejidos y de los terrenos propios distritales o
municipales.
Ø
Relación de
ingresos productos de las ventas de terrenos ejidos o terrenos propios
distritales o municipales.
¿QUÉ INFORMACIÓN Y DATOS
DEBEN SER INCORPORADOS A LOS ANEXOS?
Fecha
de corte al momento del cese en el ejercicio del empleo.
Cargo
o función pública del servidor público que entrega.
¿CUÁLES SON LAS
RESPONSABILIDADES DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE ENTREGA?
La
exactitud del acta y sus anexos tanto cualitativa como cuantitativamente.
¿CÓMO PROCEDER CUANDO NO
EXISTA LA INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL ACTA DE ENTREGA Y SUS ANEXOS?
Se
dejará constancia de tal situación y de los motivos que impidiera su
incorporación.
¿QUÉ SE HARÁ CON EL ACTA
DE ENTREGA?
Ø
Una vez elaborada
la original y 3 copias certificadas
del acta de entrega y sus anexos, el original se archivará en el despacho de la
máxima autoridad jerárquica del órgano o entidad, o en la oficina o dependencia
que se entrega; 1 copia certificada
se entregará al servidor público que recibe; 1 al servidor público que entrega; y 1 a la unidad de auditoría interna del órgano o entidad, dentro de
los 5 días hábiles siguientes de la
fecha de suscripción de la mencionada acta.
Ø
Si la entrega se
trata de una UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA,
se remitirá copia certificada del acta y sus anexos al órgano de control fiscal
externo competente.
Ø
Si se trata de la
entrega de la CONTRALORÍA GENERAL DE LA
FUERZA ARMADA NACIONAL o de un ÓRGANO
DE CONTROL FISCAL EXTERNO, el acta y sus anexos se remitirán a la
Contraloría General de la República.
Ø
Si el órgano o
entidad carece de auditoría interna, deberá remitirse el acta de entrega y sus
anexos a la unidad de auditoría interna que haya asumido las funciones
correspondientes a ésta.
¿QUÉ ACCIONES TIENE EL
SERVIDOR PÚBLICO QUE RECIBE EL ÓRGANO, ENTIDAD, OFICINA O DEPENDENCIA?
Ø
Con posterioridad
a la suscripción del acta de entrega, si quien recibe tiene observaciones sobre
el contenido de la misma, que pudiera dar lugar al ejercicio de la potestad
investigativa y, de ser el caso, al inicio del procedimiento administrativo
para la determinación de responsabilidades, las informará por escrito al órgano de control fiscal competente dentro
de los 120 días hábiles siguientes a la fecha de la referida suscripción.
Ø
Las observaciones
que se formulen al acta de entrega de una unidad de auditoría interna, se
remitirán al órgano de control fiscal externo competente; y las del acta de
entrega de la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o de
un órgano de control fiscal externo se remitirá a la Contraloría General de la República.
¿A QUIÉN CORRESPONDE
VERIFICAR LA SINCERIDAD Y EXACTITUD DE LAS OBSERVACIONES QUE SE FORMULEN AL
ACTA DE ENTREGA?
A
la unidad de auditoría interna, sin perjuicio del ejercicio de las demás
funciones de control, vigilancia y fiscalización y de las potestades
investigativas y sancionatorias que puede ejercer, así como las competencias de
los órganos de control fiscal externo.
¿DÓNDE SE HARÁ CONSTAR LA
VERIFICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES AL ACTA DE ENTREGA?
En
un informe que suscriba el titular del órgano de control fiscal competente, el
cual remitirá un ejemplar a quien entregó y otro a quien recibió.
¿CÓMO SE PROCEDERÁ EN CASO
QUE DE LA VERIFICACIÓN DE LA SINCERIDAD Y EXACTITUD DEL ACTA DE ENTREGA SE
DETERMINARE ACTOS, HECHOS O SITUACIONES QUE PONGAN EN PELIGRO DE PÉRDIDA,
DETERIORO O MENOSCABO AL PATRIMONIO DE LOS ÓRGANOS, ENTIDADES, OFICINAS O
DEPENDENCIAS?
El
titular del órgano de control fiscal competente informará a las autoridades
administrativas correspondientes, a fin de que se ejerzan las acciones
correctivas a que haya lugar.
Si
existieran méritos que hagan presumir la ocurrencia de actos, hechos u omisiones
contrarios a una disposición legal, sublegal, daños causados al patrimonio
público o a la procedencia de acciones fiscales, se ejercerá la potestad de
investigación, de acuerdo con el artículo 77
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema
Nacional de Control Fiscal.
De
ser el caso, se dará inicio al procedimiento administrativo para la
determinación de responsabilidades, previsto en el Capítulo IV del Título III
de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema
Nacional de Control Fiscal.
¿A QUIÉN CORRESPONDE
MATERIALIZAR EL ACTA DE ENTREGA CUANDO SE TRATE DE SUPRESIÓN, FUSIÓN O DIVISIÓN
DE ÓRGANOS, ENTIDADES, OFICINAS O DEPENDENCIAS?
A
la máxima autoridad jerárquica o al responsable que entrega.
¿QUÉ SANCIONES SE
APLICARÁN A QUIENES INCUMPLAN O CONTRAVENGAN LAS DISPOSICIONES CONTENIDAS EN
LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA?
Las
sanciones que prevean la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y el Sistema Nacional de Control Fiscal.
¿QUIÉN RESUELVE LAS
SITUACIONES NO PREVISTAS EN LAS NORMAS PARA EL ACTA DE ENTREGA?
El
Contralor General de la República.
¿CÓMO PROCEDER SI EL
SERVIDOR PÚBLICO SALIENTE NO HACE ENTREGA FORMAL DEL ÓRGANO, ENTIDAD, OFICINA O
DEPENDENCIA?
Corresponderá
al servidor público entrante o a la persona que haya designado la máxima
autoridad jerárquica del organismo o entidad para recibirla, levantar un acta
detallada (en adelante acta de recepción),
con asistencia de 2 testigos y del
auditor interno del organismo o entidad.
¿CUÁL SERÁ EL CONTENIDO
DEL ACTA DE RECEPCIÓN?
Constancia
del estado en que se encuentran los asuntos, bienes y los recursos asignados,
especificando los errores, deficiencias u omisiones que se adviertan, así como
cualquier otra situación que sea necesario señalar en resguardo de la
delimitación de responsabilidades de quien recibe.
¿QUÉ SE HARÁ CON EL ACTA
DE RECEPCIÓN?
Una
vez suscrita el acta, se remitirá copia certificada a la unidad de auditoría
interna, para que ejerza las acciones que correspondan.
05
de mayo de 2012
